Какие документы нужно распечатывать, а какие лучше хранить в электронном виде

Современные документы создаются с помощью специальных программ и в большинстве случаев хранятся в электронном виде. Тем не менее, существуют бумаги, распечатка которых является обязательной. Давайте поговорим о том, какие документы нужно распечатывать, а какие можно хранить в электронном архиве.

Какие документы нужно распечатывать?

Чаще всего распечатываются документы, предполагающие наличие личной подписи работника. Рассмотрим, как хранятся основные документы большинства компаний.

• Расчетный лист – содержит информацию обо всех начислениях, произведенных сотруднику. Самый простой способ выдачи таких документов – отправка на электронную почту работника. Небольшие организации с минимальным числом сотрудников, до сих пор выдают расчетные листы в бумажном формате. Таким образом, данный документ может быть как распечатан на бумаге, так и предоставлен в электронном виде.
• Ведомости по заработной плате. В том случае, если расчеты с сотрудником производятся через кассу, в ведомости должна стоять подпись работника. Однако современное законодательство допускает ведение документа в электронном виде, но для этого необходимо, чтобы у каждого сотрудника была электронная подпись.
• Документы по учету рабочего времени. Подготовка табеля в большинстве случаев осуществляется в специальных программах. В конце отчетного периода его распечатывают и передают в бухгалтерию. В табеле должно стоять три подписи – ответственного лица, руководителя и работника. Если у всех сторон есть электронная подпись, распечатывать документ не обязательно.
• Отчетность по сотрудникам, а также налоговые отчеты. Если в компании небольшое количество сотрудников (до 25 человек), сдавать отчетность можно в бумажном виде. Также не обязательно дублировать на бумаге документы по НДФЛ. Однако важно, чтобы каждый документ был заверен электронной подписью ответственного лица. Если же документы будут запрашивать налоговые органы для проведения проверки, их все же придется распечатывать.

Как хранить документы в электронном виде?

В современных условиях большую часть документов можно хранить в электронном формате. Для этого необходимо:

• Создавать копии документов и хранить их в разных местах. Это позволит избежать потери данных в случае порчи носителя.
• Следить за тем, чтобы каждый бланк был заверен электронной подписью. В противном случае документ будет считаться неактуальным.
• Время от времени проверять электронные архивы и документы.
• Назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за сохранность и конфиденциальность данных.

Если вам нужна помощь в подготовке архива для хранения документов, вы всегда можете обратиться за помощью к экспертам. Также доверяйте распечатку документов только проверенным компаниям.