Безопасная печать: как защитить конфиденциальные документы в офисе
Обеспечить безопасный документооборот – одна из ключевых обязанностей любого офиса. Утечка конфиденциальной информации способна привести к серьезным проблемам и финансовым потерям. Распечатка секретных документов, так же как и любой другой документации, осуществляется при помощи принтера, который не имеет такой совершенной защиты, как остальные устройства. Именно на этом этапе бывает перехвачена большая часть конфиденциальной информации. К счастью, существуют простые решения, позволяющие предотвратить попадание личных данных третьим лицам. Поговорим о том, что нужно сделать для защиты документов в офисе.
Контролировать процесс печати
Первое, что нужно предпринять – повысить безопасность печати. Для решения данной задачи требуется знать, кто и когда осуществляет печать. Получить эту информацию можно, используя инструмент управления печатью, который дает возможность:
- получать данные о затратах на печать;
- контролировать нагрузку на принтеры;
- создавать отчеты в контрольном журнале.
Таким образом, любые нарушения IT-безопасности будут выявлены: вы получите сведения об обработанной и отпечатанной информации.
Применять функции авторизации печати
Довольно частая причина утечки конфиденциальной информации – не забранные с принтера документы. Решить эту проблему можно путем внедрения в рабочие процессы PIN-кодов или NFC-карт, с помощью которых будет осуществляться разблокировка печатного устройства. Это позволяет одновременно сократить затраты на расходные материалы и снизить риски перехвата конфиденциальной информации.
Блокировать функции печати
Те отделы компании, которые в своей работе больше всех взаимодействуют с секретными данными, целесообразно обеспечить более надежной системой безопасности. Для контроля над доступом к печатному устройству следует задействовать такие инструменты, как Microsoft Active Directory или сервер аутентификации LDAP.
Например, установить доступ к ресурсам принтера только после авторизации и ограничить время на печать документов. По истечении установленного количества времени принтер будет стирать отпечатанную информацию.
Обеспечить безопасность сканирования
Создание эффективной системы безопасности подразумевает снижение рисков путем организации дополнительной защиты отсканированных документов в формате PDF с использованием PIN-кодов или протокола SFTP.
С помощью данного инструмента можно отправить документацию самому себе или партнерам стандартным способом посредством эффективной технологии шифрования. Благодаря этому даже при условии, что конфиденциальная информация будет перехвачена третьими лицами, она останется защищенной и недоступной.